O plano de comunicação interna é a diretriz que os profissionais responsáveis pela área precisam seguir para garantir que as ações sejam realizadas com efetividade. Ele contém metas claras e mensuráveis, bem como os pontos fortes e fracos do cenário atual da empresa.
Para isso, não basta apenas descrever o que vai ser feito, mas realizar um planejamento de qualidade e monitorá-lo com constância à medida que o público interno interage com as propostas. Com isso, é possível conhecer mais de perto os hábitos de seus colaboradores.
As empresas que fazem planejamento de negócios crescem 30% mais rápido, além de melhorar o seu desempenho. Portanto, se na sua empresa não existe o hábito de realizar um plano de comunicação interna ou você precisa se atualizar sobre o que pode ser considerado na estratégia, leia este artigo preparado especialmente para você.
Como definir o público interno? Quais são os parâmetros necessários?
Defina uma persona, ou seja, um personagem que representa os aspectos demográficos, comportamentais e sociais de seu colaborador, baseados em dados reais. A persona tem um nome, idade, gênero e comportamentos que vão ajudar a identificar seu público para fornecer uma comunicação de forma mais assertiva e próxima da realidade.
É necessário conhecer em profundidade os seus colaboradores, quais são seus hobbies, a vida fora do horário de trabalho, gostos pessoais, objetivos de vida e por aí vai. Para isso, crie métodos que o ajude a captar as informações, seja no momento do processo seletivo e admissional ou com um quiz lúdico e gamificado, em que ele possa responder o maior número de perguntas possíveis sobre as seguintes questões:
- demográficas (nome, idade, gênero e escolaridade);
- sociais (objetivos de vida e desafios pessoais);
- profissionais (a área de atuação na empresa e departamento que atende, quais os canais de comunicação que mais usa, os principais anseios);
Assim, é possível se comunicar de maneira assertiva e garantir a reciprocidade necessária da comunicação, bem como o envolvimento com as ações propostas. A equipe responsável pela comunicação interna direciona as mensagens de maneira correta, com embasamento.
O conceito de persona advém do marketing e é muito usado para as ações de divulgação e captação de clientes que realmente precisam solucionar seus problemas com a solução oferecida pelo negócio. Tal método ajuda a conhecê-los com mais proximidade e, dessa forma, gerar engajamento e interesse. O termo foi originalmente citado na década de 90 por Alan Cooper – programador de software e design americano.
Os indicadores para o plano de comunicação interna
Alcance dos colaboradores
Apenas 13% dos trabalhadores dos EUA concordam que a liderança de sua organização se comunica de maneira eficaz. Identificar se a mensagem chegou a todos os colaboradores é importante e necessária para mensurar o engajamento e envolvimento com a campanha interna. Medir o alcance dependerá do canal usado e das métricas que o profissional de comunicação interna dispõe.
Com uma ferramenta de e-mail marketing, por exemplo, é possível identificar o número de aberturas e cliques nas mensagens enviadas. Verificar os contatos que interagiram com o conteúdo, bem como aqueles que não abriram a mensagem.
Já com uma TV Corporativa, é possível monitorar o envolvimento e aderência dos colaboradores nas ações propostas do conteúdo divulgado, seja para se inscrever em algum evento por meio de QR Code na tela ou até mesmo um feedback sobre a comunicação pela TV Corporativa.
Para isso, uma pesquisa interna ajudaria a identificar como está o alcance da mensagem por esse canal, por exemplo.
Monitorar esse alcance é fundamental para identificar quais departamentos estão recebendo a mensagem ou não, verificar qual canal funciona melhor, a relevância do conteúdo e o formato que é mais consumido – vídeo, imagem ou texto.
Nível de Engajamento
De acordo com a Gallup, o engajamento é um indicador ainda mais forte em tempos econômicos difíceis. Medir o engajamento dos colaboradores traz informações relevantes que indicam se o plano de comunicação interna adotado é apto para o sucesso ou não.
Ele mostra qual o nível de satisfação, o sentimento de pertencimento do colaborador e o quanto ele se sente bem informado. Identificar essas reações é possível pelo monitoramento de conteúdos compartilhados, aderência às atividades propostas e o interesse em querer saber mais sobre as informações institucionais e campanhas da empresa.
Além disso, a percepção do colaborador com a marca da empresa, bem como a proatividade nas ações também podem ser indicativos relevantes para medir o nível de engajamento.
Produtividade
Avaliar a produtividade dos colaboradores também faz parte do plano de comunicação interna. Colaboradores satisfeitos são três vezes mais criativos e aumentam as vendas em 37%. A equipe que se sente bem informada, pertencente aos resultados e crescimento da empresa, bem como mantém a satisfação em fazer parte do grupo, tende a produzir mais e melhor.
Para isso, leve em consideração os indicadores de performance que façam sentido para o negócio e para a área como, por exemplo, o número de leads atingidos no mês, na área de marketing, ou as ligações de prospecção efetuadas em um dia de trabalho para vendas. Não esqueça de levar em conta a qualidade do trabalho entregue, o relacionamento interpessoal com as equipes e o nível de satisfação.
Retorno sobre o Investimento (ROI)
Esse indicador mostra qual foi o retorno financeiro do investimento – realizado nas ações de comunicação interna – obtido dentro de um período. Verifique se determinados canais ou investimentos para a comunicação interna geraram resultados de receita para o seu negócio.
Por exemplo, a implantação de um sistema de TV Corporativa aumentou a interação dos colaboradores? As informações estão chegando a todos? Como a estratégia de comunicação interna por esse canal gerou mais visualizações e engajamento com as ações apresentadas na tela?
Para chegar ao resultado, é necessário usar a fórmula e verificar qual o retorno que deseja acompanhar para identificar a porcentagem do ROI – pode ser o número de visualizações, receita gerada para a empresa ou redução de custos. Para isso, considere usar a seguinte fórmula para o cálculo do ROI:
ROI = Retorno Obtido – Custo do Investimento / Custo do Investimento x 100.
Pesquisa de Clima Organizacional
Dentro do plano de comunicação interna, faça de tempos em tempos uma pesquisa de clima organizacional, a fim de identificar a percepção dos colaboradores com o ambiente de trabalho e as relações com a liderança e colegas dentro do contexto em que estão inseridos.
As respostas fornecidas trarão insights e o direcionamento correto para identificar quais os pontos a serem melhorados na comunicação interna, bem como elencar as prioridades, segundo a percepção dos colaboradores e motivação das equipes.
Não esqueça dos canais para o seu plano de comunicação interna
O meio de comunicação mais adequado – e que faz sentido para sua estratégia – depende do público interno e dos objetivos traçados no plano de comunicação interna. Ao traçar quais serão os canais mais adequados, identifique como serão mensurados os resultados de cada um deles, quais os pontos a serem melhorados na comunicação entre líderes, RH e equipes, bem como todas as vantagens e desvantagens de cada canal.
Analise também os meios que já são usados para identificar o que pode ser aproveitado na sua estratégia. Faça uma pesquisa com todos os colaboradores e líderes para identificar os pontos positivos e negativos na percepção de cada um a respeito dos meios de comunicação usados na empresa.
Quais os riscos de não fazer o plano de comunicação interna?
É inevitável que ocorram falhas ou algum desajuste no processo de comunicação dentro da empresa. Entretanto, com um planejamento bem elaborado, os erros são mitigados. Portanto, dentre os riscos que existem com a falta de um plano mínimo de comunicação interna, estão:
- Aporte errado do investimento nas ações de comunicação;
- Problemas no alcance da mensagem aos colaboradores com o uso de canais errados;
- Atividades desatualizadas e desalinhadas com o perfil do público interno;
- Falta de mensuração das métricas realizadas e incertezas sobre os resultados;
- Comunicação perdida, sem sentido, com falta de foco e metas a serem alcançadas.
Conclusão
Portanto, para definir o plano de comunicação interna da sua empresa, é fundamental o estudo do público interno e a definição da persona para direcionar a mensagem de forma assertiva. Os indicadores também precisam fazer sentido ao seu planejamento, a fim de abranger todos os campos de análise, bem como entender os resultados alcançados.
Se você gostou deste conteúdo e quer elaborar um excelente planejamento, então você precisa ler quais são as 6 barreiras da comunicação interna que podem estar atrapalhando sua empresa.
